PENDAHULUAN Kegiatan pengadaan barang/jasa merupakan rangkaian kegiatan menyediakan barang/jasa yang dimulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan atas aktivitas memilih calon penyedia barang/jasa. Kegiatan pengadaan barang/ jasa ini menjadi isu penting sepuluh tahun belakang ini, karena ternyata kegiatan pengadaan barang/jasa yang terencana dengan baik akan membawa dampak meningkatnya efektifitas dan efisiensi pengelolaan keuangan negara. Salah satu rangkaian penting yang harus dilalui adalah persiapan pengadaan barang/jasa. persiapan pengadaan dilakukan oleh pejabat pembuat komitmen (PPK) dan Kelompok Kerja (pokja) pemilihan. Hasil akhir dari persiapan barang/jasa ini adalah dokumen pemilihan dan rancangan kontrak. Terdapat dua cara penyediaan barang/jasa, yaitu dengan swakelola dan melalui penyedia. pada artikel ini akan diuraikan tentang persiapan barang/jasa melalui penyedia oleh ppK. persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia oleh ppK meliputi kegiatan: 1) Menetapkan harga perkiraan sendiri. 2) Menetapkan rancangan kontrak. 3) Menetapkan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK) 4) Menetapkan uang muka, jaminan uang muka, jaminan,pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi, dan/atau penyesuaian harga. MENETAPKAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) HPS adalah perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan oleh ppK. HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data yang dapat dipertanggungjawabkan. Nilai HPS harus telah memperhitungkan keuntungan dan biaya tidak langsung (overhead cost) ditambah pajak pertambahan nilai (ppN). Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak bersifat rahasia, adapun rinciannya bersifat rahasia. HPS digunakan sebagai: 1) alat untuk menilai kewajaran harga penawaran dan/atau kewajaran harga satuan. 2) dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah dalam pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya 3) dasar untuk menetapkan besaran nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah 80{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} (delapan puluh persen) dari nilai HpS. HPS tidak menjadi dasar perhitungan besaran kerugian negara. HPS tidak diperlukan untuk pengadaan barang/jasa dengan pagu anggaran paling banyak rp10.000.000,00, e-purchasing, dan tender pekerjaan terintegrasi. Penetapan HPS paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir untuk: 1) pemasukan penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi 2) pemasukan dokumen kualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi MENETAPKAN RANCANGAN KONTRAK.

1. Jenis kontrak pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya terdiri atas:

1) lumsum, Kontrak lumsum merupakan kontrak dengan ruang lingkup pekerjaan dan jumlah harga yang pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu, dengan ketentuan sebagai berikut: a) semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh penyedia b) berorientasi kepada keluaran c) pembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuai dengan kontrak. 2) Harga Satuan  Kontrak harga satuan merupakan kontrak pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan harga satuan yang tetap untuk setiap satuan atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu yang telah ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut: a) volume atau kuantitas pekerjaannya masih bersifat perkiraan pada saat kontrak ditandatangani. b) pembayaran berdasarkan hasil pengukuran bersama atas realisasi volume pekerjaan nilai akhir kontrak ditetapkan setelah seluruh pekerjaan diselesaikan. 3) Gabungan lumsum dan Harga Satuan  Kontrak gabungan lumsum dan Harga Satuan merupakan kontrak pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya gabungan lumsum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan. 4) Terima Jadi (turnkey), Kontrak terima jadi (turnkey) merupakan kontrak pengadaan pekerjaan konstruksi atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan ketentuan sebagai berikut: a) jumlah harga pasti dan tetap sampai seluruh pekerjaan selesai dilaksanakan b) pembayaran dapat dilakukan berdasarkan termin sesuai kesepakatan dalam Kontrak. 5) Kontrak payung Kontrak payung merupakan kontrak yang dapat berupa kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk barang/jasa yang belum dapat ditentukan volume dan/atau waktu pengirimannya pada saat kontrak ditandatangani. Jenis kontrak pengadaan jasa konsultansi terdiri atas: 1) Lumsum, Kontrak lumsum merupakan kontrak jasa konsultansi dengan ruang lingkup pekerjaan dan jumlah harga yang pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu, dengan ketentuan sebagai berikut:

1. a) semua risiko sepenuhnya ditanggung oleh penyedia.
2. b) berorientasi kepada keluaran.
3. c) pembayaran didasarkan pada tahapan produk/keluaran yang dihasilkan sesuai dengan kontrak.

2) waktu penugasan Kontrak berdasarkan waktu penugasan merupakan kontrak jasa konsultansi untuk pekerjaan yang ruang lingkupnya belum bisa didefinisikan dengan rinci dan/atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan belum bisa dipastikan. 3) Kontrak payung Kontrak payung merupakan kontrak jasa konsultansi yang dapat berupa kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu untuk jasa konsultansi yang belum dapat ditentukan volume dan/atau waktu pengirimannya pada saat kontrak ditandatangani. Berdasarkan pembiayaannya, kontrak terdiri dari kontrak tahun tunggal dan kontrak tahun jamak. Kontrak tahun tunggal merupakan kontrak pengadaan barang/jasa yang hanya membebani satu tahun anggaran. Sedangkan PERSIAPAN PENGADAAN BARANG/JASA Kontrak tahun jamak merupakan kontrak pengadaan barang/jasa yang membebani lebih dari satu tahun anggaran. Kontrak jamak dilakukan setelah mendapatkan persetujuan pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kontrak tahun jamak dapat berupa: 1) pekerjaan yang penyelesaiannya lebih dari 12 bulan atau lebih dari satu tahun anggaran. 2) pekerjaan yang memberikan manfaat lebih apabila dikontrakkan untuk jangka waktu lebih dari satu tahun anggaran dan paling lama tiga tahun anggaran. Bentuk kontrak terdiri atas: 1) Bukti pembelian/pembayaran  Bukti pembelian/pembayaran digunakan untuk pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai paling banyak Rp 10.000.000,00. 2) Kuitansi Kuitansi digunakan untuk pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai paling banyak Rp 50.000.000,00. 3) Surat perintah Kerja (SPK) digunakan untuk pengadaan jasa konsultansi dengan nilai paling banyak Rp 100.000.000,00, pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai paling sedikit di atas Rp 50.000.000,00 sampai dengan nilai paling banyak Rp 200.000.000, 00, dan pengadaan pekerjaan konstruksi dengan nilai paling banyak rp 200.000.000,00. 4) Surat perjanjian Surat perjanjian digunakan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/ jasa lainnya dengan nilai paling sedikit di atas Rp 200.000.000,00 dan untuk pengadaan jasa konsultansi dengan nilai paling sedikit di atas Rp 100.000.000,00. 5) Surat pesanan Surat pesanan digunakan untuk pengadaan barang/jasa melalui e-purchasing atau pembelian melalui toko daring. MENETAPKAN SPESIFIKASI TEKNIS/KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) Spesifikasi teknis adalah deskripsi detail barang/jasa yang berisi tentang persyaratan: 1) Kinerja barang, jasa atau pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan (performance). 2) Deskripsi detail mengenai kualitas bahan, metode dan standar kualitas barang, jasa atau. 3) Pekerjaan yang harus diberikan oleh penyedia (conformance). KAK adalah dokumen yang memuat uraian tentang acuan-acuan pengadaan barang/jasa, antara lain memuat: a) uraian kegiatan yang akan dilaksanakan. b) waktu pelaksanaan yang diperlukan. c) Spesifikasi teknis barang/jasa. d) Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan. MENETAPKAN UANG MUKA, JAMINAN, SERTIFIKAT GARANSI, DAN/ ATAU PENYESUAIAN HARGA Uang Muka uang muka dapat diberikan untuk persiapan pelaksanaan pekerjaan. Uang muka tersebut diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) paling tinggi 30{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak untuk usaha kecil. 2) paling tinggi 20{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak untuk usaha non-kecil dan penyedia jasa konsultansi. 3) paling tinggi 15{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak untuk kontrak tahun jamak. pemberian uang muka dicantumkan pada rancangan kontrak yang terdapat dalam dokumen pemilihan. Jaminan Jaminan adalah surat jaminan tertulis yang dikeluarkan oleh bank umum/ perusahaan penjaminan/perusahaan asuransi/lembaga keuangan khusus yang menjalankan usaha di bidang pembiayaan, penjaminan, dan asuransi untuk mendorong ekspor Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan di bidang lembaga pembiayaan ekspor Indonesia. penerbit jaminan adalah perusahaan yang memiliki izin usaha dan pencatatan produk suretyship di Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Jaminan pengadaan barang/jasa terdiri atas: 1) Jaminan penawaran Jaminan penawaran hanya untuk pengadaan pekerjaan konstruksi. Jaminan penawaran diberlakukan untuk nilai total HPS paling sedikit di atas Rp 10.000.000.000,00, dengan besaran antara 1{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} - 3{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai total HpS. Khusus untuk pekerjaan konstruksi terintegrasi, jaminan penawaran besarnya antara 1{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} - 3{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai pagu anggaran. 2) Jaminan Sanggah Banding Jaminan sanggah banding hanya untuk pengadaan pekerjaan konstruksi. Jaminan sanggah banding besarnya 1{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai total HpS. Sedangkan untuk pekerjaan konstruksi terintegrasi, jaminan sanggah banding besarnya 1{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai pagu anggaran. 3) Jaminan pelaksanaan Jaminan pelaksanaan diberlakukan untuk kontrak pengadaan barang/ pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan nilai paling sedikit di atas Rp 200.000.000,00. Jaminan pelaksanaan tidak diperlukan, dalam hal:

1. a) pengadaan jasa lainnya yang aset penyedia sudah dikuasai oleh pengguna.
2. b) pengadaan barang/jasa melalui e-purchasing. Besaran nilai jaminan pelaksanaan adalah sebagai berikut: a) untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} - 100{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai HpS, jaminan pelaksanaan sebesar 5{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak b) untuk nilai penawaran terkoreksi di bawah 80{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai HpS, jaminan pelaksanaan sebesar 5{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai total HpS.

Besaran nilai jaminan pelaksanaan untuk pekerjaan terintegrasi adalah sebagai berikut:

1. a) untuk nilai penawaran antara 80{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} - 100{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai pagu anggaran, jaminan pelaksanaan sebesar 5{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak.
2. b) untuk nilai penawaran di bawah 80{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai pagu anggaran, jaminan pelaksanaan sebesar 5{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai pagu anggaran. Jaminan pelaksanaan berlaku sampai dengan serah terima pekerjaan pengadaan barang/jasa lainnya atau serah terima pertama pekerjaan konstruksi.

4) Jaminan uang Muka Jaminan uang muka diserahkan penyedia kepada ppK senilai uang muka yang diterima. Nilai jaminan uang muka secara bertahap dapat dikurangi secara proporsional sesuai dengan sisa uang muka yang diterima. 5) Jaminan pemeliharaan  Jaminan pemeliharaan diberlakukan untuk pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya yang membutuhkan masa pemeliharaan, dalam hal penyedia menerima uang retensi pada serah terima pekerjaan pertama (Provisional Hand Over). Jaminan pemeliharaan dikembalikan 14 hari kerja setelah masa pemeliharaan selesai. Besaran nilai jaminan pemeliharaan sebesar 5{c224b7fe3617ac276e81204c9ab69b55ec64ff02be0b45f0bff7fdab12b44892} dari nilai kontrak. Khusus untuk pengadaan jasa konsultansi tidak diperlukan jaminan penawaran, jaminan sanggah banding, jaminan pelaksanaan, maupun jaminan pemeliharaan. Semua jaminan dapat berbentuk bank garansi atau surety bond, dengan syarat jaminan tersebut bersifat: 1) tidak bersyarat. 2) mudah dicairkan. 3) harus dicairkan oleh penerbit jaminan paling lambat 14 hari kerja setelah surat perintah pencairan dari pokja pemilihan/ppK/pihak yang diberi kuasa oleh pokja pemilihan/ppK diterima. Sertifikat Garansi Sertifikat garansi diberikan terhadap kelaikan penggunaan barang hingga jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan dalam kontrak. Sertifikat garansi tersebut diterbitkan oleh produsen atau pihak yang ditunjuk secara sah oleh produsen. Penyesuaian Harga penyesuaian harga dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) diberlakukan terhadap kontrak tahun jamak dengan jenis kontrak harga satuan atau kontrak berdasarkan waktu penugasan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah tercantum dalam dokumen pemilihan dan/atau perubahan dokumen pemilihan. 2) tata cara penghitungan penyesuaian harga harus dicantumkan dengan jelas dalam dokumen pemilihan dan/atau perubahan dokumen pemilihan yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari kontrak. Persyaratan dan tata cara penghitungan penyesuaian harga terdiri atas: 1) penyesuaian harga diberlakukan pada kontrak tahun jamak yang masa pelaksanaannya lebih dari 18 bulan. 2) penyesuaian harga diberlakukan mulai bulan ke-13 sejak pelaksanaan pekerjaan. 3) penyesuaian harga satuan berlaku bagi seluruh kegiatan/mata pembayaran, kecuali komponen keuntungan, biaya tidak langsung (overhead cost), dan harga satuan timpang sebagaimana tercantum dalam penawaran. 4) penyesuaian harga satuan diberlakukan sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang tercantum dalam Kontrak. 5) penyesuaian harga satuan bagi komponen pekerjaan yang berasal dari luar negeri, menggunakan indeks penyesuaian harga dari negara asal barang tersebut. 6) jenis pekerjaan baru dengan harga satuan baru sebagai akibat adanya adendum kontrak dapat diberikan penyesuaian harga mulai bulan ke-13 sejak adendum kontrak tersebut ditandatangani. 7) indeks yang digunakan dalam hal pelaksanaan kontrak terlambat disebabkan oleh kesalahan penyedia adalah indeks terendah antara jadwal kontrak dan realisasi pekerjaan. SIMPULAN Sebagai rangkaian kegiatan, pengadaan barang/jasa harus mengikuti siklus manajerial, dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan. Khusus pada pengadaan barang/jasa pemerintah, siklus manajerialnya termodifikasi menjadi perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan atas aktivitas memilih calon penyedia barang/jasa. Jadi persiapan pengadaan merupakan tahap kedua dari siklus kegiatan pengadaan barang/jasa. Tahap persiapan dilakukan oleh ppK dan pokja pemilihan. Kualitas perencanaan pengadaan akan menentukan kualitas persiapan pengadaan, demikian juga kualitas persiapan pengadaan akan menentukan kualitas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. DAFTAR PUSTAKA Perpres nomor 16 tahun 2018 tentang pengadaan Barang/Jasa pemerintah. Sumber  : Dikutip dari Majalah PROCUREMENT  INDONESIA  Edisi 14 | Tahun 2018, Oleh Riyanto SE MM.